Эффективные коммуникации в области компенсаций и льгот

Статья из мартовского номера журнала

 "Управление персоналом - Украина"

Анна МОРОЗОВА,

руководитель функции компенсаций и льгот,

JTI Ukraine

Умение коммуницировать высоко ценилось еще во времена Древней Греции и Древнего Рима, когда человек, владеющий ораторским мастерством, избирался в органы правления, вдохновлял многотысячную армию на победу, привлекал внимание сотен прохожих и даже мог отменить самый жестокий приговор.

Сегодня, в нашем информационном обществе, казалось бы, у каждого есть инструменты для коммуникации. Однако если пристальнее посмотреть на наше окружение, мы поймем, что находимся в постоянном информационном шуме, среди которого качественной и проверенной информации не так уж много.

В таком же информационном шуме находятся и наши сотрудники, и очень важно, чтобы информацию о том, почему происходят те или иные изменения в компании, принимаются те или иные решения, они получали не в курилке, на кухне или через коммуникатор, а напрямую от менеджмента или людей, ответственных за конкретные процессы.

Особенно это касается компенсаций и льгот. В данной области всегда возникает много вопросов, таких как «Почему я получаю именно столько?», «Сколько получают мои коллеги?», «Что влияет на мое вознаграждение?» и т. д. На эти вопросы у наших коллег существует множество ответов, которые часто вводят их в заблуждение. Именно для того, чтобы привлекать потенциальных сотрудников, мотивировать настоящих и удерживать самых талантливых из них, и нужна эффективная коммуникация в области компенсаций и льгот (далее – C&B). Кому же, что и как необходимо говорить?

Кому говорить?

К решению этого вопроса организации подходят по-разному – одни решают никому ничего не рассказывать, другие дают информацию определенной группе сотрудников: HR-отделу, менеджерам и т. д., третьи (особенно это касается маленьких компаний) делают информацию о компенсациях и льготах доступной всем.

Мы оценили преимущества и недостатки каждого подхода и поняли, что ни один из них не соответствует основной цели стратегической коммуникации в области компенсаций и льгот: достигнуть четкого понимания и одобрения каждым сотрудником политики компании в этой сфере.

В JTI целевой аудиторией стратегической коммуникации в области компенсаций и льгот является каждый работник без исключения, однако наполнение этой коммуникации имеет свои ограничения.

Что говорить?

Естественно, тема компенсаций и льгот включает в себя много конфиденциальной информации, однако где находится грань между конфиденциальной и открытой информацией – вопрос спорный.

Для себя мы решили, что каждый сотрудник должен знать об общем подходе организации к вопросам компенсаций и льгот: как проходит оценка любой позиции и от чего она зависит; что влияет на пересмотр заработной платы, из чего состоит, от чего зависит и кому полагается годовая премия; что входит в льготный пакет; каков уровень вознаграждения в JTI по сравнению с другими компаниями и т. д.

Более того, мы даже знакомим наших коллег с общей C&B-терминологией и базовыми расчетами, что помогает нам общаться на едином языке и достичь лучшего понимания процессов в организации. Однако вопрос заработных плат других сотрудников остается закрытым, поскольку эта информация может навредить командному духу и мотивации наших коллег.

В других компаниях может быть иное наполнение коммуникации, однако то, что мы говорим, должно покрывать три задачи:

• Раскрывать конкурентоспособность нашей программы поощрения по сравнению с внешними предложениями на рынке.

• Восприниматься как справедливый подход в отношении всех сотрудников компании.

• Быть максимально четким и прозрачным для каждого работника.

Как говорить?

Построение стратегической коммуникации (материал предоставлен международной ассоциацией WorldatWork, модуль «Стратегические коммуникации»).

Прежде чем приступить к практическим советам и примерам, хотелось бы отметить, что у каждой компании инструменты могут быть разными, но сам процесс построения стратегической коммуникации должен выглядеть следующим образом (см. рис.).

Рисунок. Построение стратегической коммуникации

Любую коммуникационную кампанию необходимо начинать с анализа ситуации, определения проблемных областей и целевой аудитории. Только после этого мы можем приступать к разработке ключевых сообщений, выбору каналов коммуникации и ее реализации. Очень важно также проанализировать, насколько мы достигли поставленных целей и насколько выбранные методы оказались эффективными.

Примеры из практики JTI

1. Предложение о работе (Job Оffer)

В JTI С&B-коммуникация начинается еще на этом этапе: перечисляются все составляющие совокупного поощрения, на которые человек может претендовать на своей позиции. Эта практика очень важна как для мотивации сотрудника,  так и для формирования прозрачности и доверия в отношениях между ним и компанией.

2. Программа знакомства (Induction Program)

В первую неделю работы каждый новый сотрудник знакомится со всеми ключевыми отделами и функциями организации, в т. ч. и с C&B. На программе работник больше узнает об обязанностях функции C&B, общих подходах компании к построению совокупного поощрения сотрудников.

3. Коммуникация через корпоративную сеть MyJTI

Учитывая, что средний возраст наших сотрудников – 32 года, современные методы коммуникации, такие как социальные сети, пользуются спросом в JTI. В нашей корпоративной сети MyJTI функция C&B создала собственную группу, в которой размещает детальную информацию о страховом пакете и других бонусах, запрашивает обратную связь от сотрудников в виде опросников, создает открытые дискуссии по поводу тех или иных C&B-практик. Кроме того, для удобства коллег мы разработали онлайн-калькуляторы, с помощью которых каждый сотрудник может с точностью посчитать, сколько он получит в этом месяце на руки или сколько необходимо будет инвестировать при подключении страхового пакета.

4. Обучающие C&B-воркшопы для сотрудников

Исходя из различных опросников, дискуссий и личного общения, в 2012 г. мы поняли, что, несмотря на позитивные отклики о C&B-практиках, у наших коллег не было единого понимания этих процессов. Мы решили провести воркшоп по компенсациям и льготам для сотрудников, начиная с региональных офисов. Было проведено девять воркшопов по всей Украине, а также два в центральном офисе. Они позволили нам сделать каждого сотрудника более компетентным в области C&B, показать ее не только с точки зрения работника, но и с точки зрения компании: какие затраты берет на себя работодатель, предлагая конкретную зарплату и льготы.

5. Обучение менеджеров перед ежегодным пересмотром заработных плат

Ежегодный процесс пересмотра заработных плат требует от менеджеров, которые принимают в нем участие, определенной подготовки и знаний. Функция C&B проводит для них отдельные обучающие семинары, во время которых все знакомятся с самой методикой пересмотра, его основополагающими принципами и т. д. Только после этого менеджер может принимать участие в пересмотре заработной платы своего подчиненного.

Семь мифов о коммуникации

Тема эффективной коммуникации в области компенсаций и льгот остается насущной для многих компаний. В поисках самого эффективного решения рождаются как интересные практики и подходы, так и мифы, которых необходимо остерегаться. Ниже представлены некоторые из них.

1. «Достаточно брошюры/буклета/мемо, которые опишут программу или план».

2. «Нельзя использовать юмор в такой коммуникации».

3. «У нас нет бюджета для хорошей коммуникации».

4. «Мы знаем, что нужно нашим сотрудникам, и поэтому не делаем предварительный анализ».

5. «Этот канал коммуникации самый эффективный, поэтому будем использовать только его».

6. «Мы не можем сообщать плохие новости, если нет хороших, чтобы скрасить их».

7. «Наша коммуникация должна быть объемной, поскольку:

• Сотрудники всегда хотят знать больше.

• Юристы говорят, что так лучше».

И напоследок

Приступая к разработке коммуникационной кампании, мы должны помнить: хорошо налаженная коммуникация не спасет плохую программу поощрения, но неэффективная коммуникация может уменьшить отдачу от грамотно разработанной программы.

Если сама программа совокупного поощрения требует изменений, их необходимо реализовать до этапа коммуникации и обучения. Если же программа построена эффективно и действительно является привлекательной для сотрудников, важно, чтобы каждый из них смог это оценить. Ведь, согласно отчету Towers Watson (Towers Watson Report, Communication ROI Study – 335 участников, 60 % – глобальные корпорации), у компаний, использующих коммуникацию эффективно:

• На 19,4 % выше рыночная стоимость.

• На 20 % ниже текучесть персонала.

• В 4,5 раза выше уровень вовлеченности.

• На 57 % выше возврат инвестиций.

Поэтому грамотно построенная коммуникация в области компенсация и льгот – это инвестиция, приносящая поистине золотые плоды.

Чтобы приобрести этот номер журнала, обратитесь в редакцию