Владислава РУТИЦКАЯ, заместитель генерального директора по вопросам персонала, «Мрия Агрохолдинг»
Жанна ДУФИНА, руководитель HR-проекта «Украинская аграрная школа», «Мрия Агрохолдинг»
Зачастую составление и защита HR-бюджета перед руководством – источник стресса для HR-менеджера. Однако, во-первых, от этого никуда не деться, во-вторых – данные навыки чрезвычайно полезны, и не только в работе. Каждый HR-менеджер обязан уметь составить и защитить бюджет самостоятельно – это вовсе не требует каких-то специфических финансовых знаний, зато позволяет понять, куда тратятся деньги компании, какова рыночная стоимость той или иной функции, которую выполняет менеджер по персоналу, и тем самым значительно повысить уровень ответственности и вовлеченности.
Сейчас мы не будем говорить о тех компаниях, где бюджет «спускается» сверху, а затем делится между разными направлениями HR – этот подход тоже оправдан в определенных условиях, но составлять и
защищать здесь нечего.
защищать здесь нечего.
Составление годового бюджета департамента директором по персоналу – также общий случай: в компании может быть и 100 человек, и 10 000, могут быть представлены совсем разные функции HR, да и «удельный вес» службы управления персоналом отличается в зависимости от типа бизнеса.
Рассмотрим частный и, на наш взгляд, самый интересный случай – это составление и защита бюджета для конкретного HR-проекта. Это может быть что угодно: внутренняя или внешняя обучающая программа, разработка мотивационной системы, тимбилдинг и т. д.
Не претендуя на всезнайство, мы постараемся дать общие, простые и практичные советы, исходя из опыта.
Шаг первый. С чего начать?
Конечно же, с цели. Это именно то, что определяет ход всего проекта, в т. ч. – и средства, затраченные на ее достижение. Основное правило: следите за тем, чтобы затраты, которые закладываются в бюджет, были соразмерны с целью.
Шаг второй. Что учитывать?
Затраты на любой проект имеют разный характер: это может быть покупка блокнотов и ручек, зарплата тренера, гонорар консультанта, стоимость проезда участников мероприятия, учебные материалы и т. д. Важно ничего не упустить.
Однако подавать на рассмотрение нужно только прямые дифференцированные затраты – т. е. те, которые не возникли бы, если бы не появился проект.
Некоторые дотошные менеджеры, стремясь произвести впечатление, вносят в бюджет лишнее: например, зарплату постоянных сотрудников, которые будут заниматься проектом, аренду офисного помещения и другие недифференцированные затраты, которые компания понесет в любом случае. Эти затраты никогда не должны влиять на управленческое решение, о чем знает любой финансово подкованный руководитель.
Шаг третий. Как подать?
Если бюджет большой, а проект – средне- или долгосрочный, затраты можно и нужно делить на статьи:
• административные (проезд, проживание, питание, печатные материалы и т. д.);
• маркетинговые (брошюры и другие рекламные материалы, освещение в СМИ и т. д.);
• затраты на обучение (гонорар тренера, учебные материалы, инструменты);
• затраты на оплату труда (например, зарплата стажерам).
Это позволит вам четко увидеть структуру затрат, определить пути их оптимизации, а также даст возможность сравнить с другими проектами – где и за счет чего удалось сэкономить, а на чем, наоборот, экономить не стоит, как качество выполненного проекта соответствовало затратам на него и пр. Нужно помнить, что руководитель точно так же будет анализировать структуру ваших затрат, поэтому будьте готовы объяснить каждый пункт. Скажем, 90 % всех затрат составляют административные – это хорошо или плохо? Это может означать, что на самом деле проект очень выгоден – например, чтобы повысить мотивацию новичков, достаточно пригласить на завтрак несколько топ-менеджеров, готовых поделиться своими историями успеха, и заплатить лишь за кофе с круассанами. А вот если вы делаете внешний тренинг, при котором затраты на проживание, питание и проезд участников значительно превышают цену за собственно обучение, тогда стоит задуматься о том, чтобы организовать место проведения поближе, а высвободившиеся средства потратить на более качественного (и дорогого) провайдера.
Шаг четвертый. Больше или меньше?
Здесь нужно быть очень аккуратным. Часто HR-менеджеры, боясь прогадать, сильно округляют
(т. е. преувеличивают) суммы. Неудивительно, что руководители, вооружившись «бритвой Оккама», нещадно режут бюджет. Конечно, раздутые бюджеты могут зародить сомнения относительно вашего профессионализма (это в лучшем случае). Однако не стоит составлять бюджет и «впритык». Оптимальный вариант – заложить статью «Непредвиденные расходы», традиционно на нее отводится 10 % от всех остальных расходов. Этой суммы должно быть достаточно в случае форс-мажора.
Шаг пятый. А какая у нас альтернатива?
Самое главное правило при принятии решения, где учитывается финансовый фактор, гласит: бюджет вашего проекта не должен превышать стоимость его альтернативы.
Здесь есть одно но, и весьма важное: нужно четко понимать, что действительно является альтернативой по качеству, а не по стоимости услуг. Кроме того, очень хорошо, если вы предложите на выбор несколько вариантов – для руководителя это будет означать, что вы хорошо прозондировали почву и ищете разные пути. Нелишним также будет показать, сколько аналогичная готовая услуга стоит на рынке – например, если ее заказать у провайдеров, а не делать самому. Это обычно значительно повышает значимость службы управления персоналом в глазах людей, привыкших считать деньги.
Шаг последний, он же – главный. Что сказать в свою защиту?
Основная сложность защиты любых HR-проектов заключается в том, что их эффективность трудно измерить в цифрах, а тем более – в денежном выражении.
Как правило, эффект таких проектов отложен во времени, и нет возможности его увидеть сразу. Что ж, это надо учитывать, но стараться максимально использовать цифры при защите: «понизит текучесть кадров на 4 %», «сэкономит затраты на обучение на 23 %» и т. д.
Конечно, важно, чтобы ваш проект был действительно полезным, – тогда руководство обязательно пойдет на необходимые расходы. В данном случае главная задача HR-менеджера – построить взаимодействие с руководством так, чтобы не возникало сомнений в целесообразности расходов на персонал. Достичь этого можно лишь одним способом – профессионализмом и пользой, которую приносят реализованные проекты. Мы надеемся, что наши советы внесут полезную лепту, и защита бюджета станет для вас более эффективной и менее стрессовой процедурой.
Чтобы приобрести этот номер журнала, обратитесь в редакцию
Комментариев нет:
Отправить комментарий