Александр ЛАРИН,
начальник отдела по обучению ДТЭК
Необходимость HR-автоматизации уже не требует доказательств. У топ-менеджеров давно возникла мысль о том, что рутинную работу стоит доверить компьютеру, и они охотно способствуют беспрепятственной реализации проектов, когда доказана их полезность для компании, и особенно приветствуют, если для воплощения задуманного не требуется значительный бюджет.
Уникальность проекта – в создании единой системы, охватывающей все процессы обучения, оценки и развития персонала крупного холдинга, в котором работают 140 000 сотрудников. Важно отметить, что в ходе проекта не были задействованы внешние консультанты и подрядчики, поскольку компания реализовала все функции HR-системы силами своих сотрудников.
Ситуация в начале проекта
В компании с 2010 г. внедрена система управления обучением WebTutor и на ее базе построен портал Академии ДТЭК. В системе уже автоматизированы 13 процессов по обучению, оценке, развитию и управлению кадровым резервом, которые полностью покрывают потребности корпоративного центра и производственных предприятий в крупных городах (всего около 5 000 сотрудников). Развитием портала занимается отдел по дистанционным программам в составе трех работников. В их обязанности входит: разработка электронных курсов, организация дистанционного обучения и тестирования, разработка новых разделов портала, автоматизация процессов по обучению, оценке и развитию. Результаты были достигнуты без затрат на консалтинг и внешнюю разработку программы. Это стало возможным благодаря тому, что система WebTutor позволяет выполнять широкую кастомизацию и настройку стандартных механизмов и шаблонов, а также создавать новые разделы и модули. Плюсом является и то, что на внутреннем портале технической поддержки системы есть сообщество разработчиков, которые могут помочь новыми идеями по развитию системы и дать совет новичкам.
В 2013 г. в развитии портала Академии ДТЭК начался новый важный этап – привлечение к нему более 130 000 сотрудников компании, которые работают на производственных предприятиях в г. Киеве, в Донецкой, Луганской, Днепропетровской, Винницкой, Запорожской, Ивано-Франковской, Львовской областях, а также в России. Подключение такого количества сотрудников позволяло реализовать масштабный проект – автоматизировать работу 15 региональных учебных центров для рабочего персонала и оптимизировать временные затраты на обучение за счет широкого внедрения E-learning в программы обучения по рабочим профессиям.
Формулировка целей
На первом этапе нами были проанализированы особенности существующей системы обучения в региональных учебных центрах и четко сформулированы цели, которые предстоит достичь (см. табл. 1). В дискуссию были вовлечены все заинтересованные стороны – производственные руководители, сотрудники учебных центров, HR-подразделений.
Одним из залогов успеха эффективного внедрения системы обучения является поддержка топ-менеджмента. Для того чтобы ею заручиться при инициации проекта, мы сделали акценты на трех аспектах.
1. Связь со стратегией компании. Долгосрочная HR-стратегия ДТЭК содержит задачи по построению систем планирования карьеры и управления
знаниями. Стратегии развития производственных предприятий декларируют потребность в квалифицированных рабочих кадрах, а также необходимость в инновациях и модернизации технологий. Налицо очевидная связь нашего проекта со стратегией.
2. Связь с программами изменений. Компания приступила к внедрению комплексной программы автоматизации всех бизнес-процессов. Проект по автоматизации системы обучения становится частью этой программы.
3. Синергия с другими проектами. В компании параллельно реализуются еще два проекта, которые связаны с нашим проектом. Вместе они принесут синергетический эффект.
Проект «Модернизация системы обучения на производстве», завершенный в начале 2014 г., произвел существенные изменения в вопросах обучения рабочего персонала. Были стандартизированы процессы учебно-курсовых комбинатов, разработаны корпоративные профессиональные стандарты, полностью обновлены программы обучения. Однако для закрепления и усиления эффекта необходимо выполнить автоматизацию обновленных процессов, разработать электронные курсы для рабочих, внедрить централизованное компьютерное тестирование как инструмент оценки знаний.
Проект «Модернизация ИТ-инфраструктуры» прежде всего направлен на создание единой корпоративной сети ДТЭК, связывающей все производственные активы. Он также позволит оборудовать учебно-курсовые комбинаты новыми компьютерами и подключить их к сети Интернет. В результате станет возможно дистанционное обучение для предприятий через портал Академии ДТЭК.
Проект был преподнесен топ-менеджменту в форме предложений и выгод (см. табл. 2).
Масштаб и содержание проекта
В проекте выделены следующие направления работ: автоматизация процессов, разработка электронных учебных курсов и модернизация инфраструктуры.
Автоматизация процессов
В ходе проекта будут автоматизированы 34 процесса учебных центров и подразделений по обучению предприятий. Процессы объединены в категории (см. табл. 3).
Разработка электронных учебных курсов
Проект предусматривает замену общеобразовательных дисциплин электронными курсами. Как показывают результаты оценки знаний, работники знают их лучше, чем специальные дисциплины, поскольку уже изучали ранее в школах и техникумах. Немаловажно и то, что общеобразовательные дисциплины есть в каждой профессии, поэтому подобные курсы охватят максимально широкую аудиторию.
В течение трех лет в процессе дистанционного обучения будет охвачено 32 темы. В 2014 г. появятся следующие электронные курсы:
• «Оказание первой помощи пострадавшим»;
• «Основы экономики»;
• «Основы трудового законодательства»;
• «Защита окружающей среды»;
• «Материаловедение»;
• «Чтение чертежей и схем»;
• «Слесарное дело»;
• «Электробезопасность»;
• «Электротехника. Общий курс»;
• «Пожарная безопасность энергопредприятия»;
• «Основы механики»;
• «Эксплуатация электронных счетчиков электрической энергии».
По специальным дисциплинам работники будут по-прежнему обучаться в классе у опытного преподавателя, однако некоторые теоретические блоки тоже планируется заменить электронными курсами.
Модернизация инфраструктуры
Одна из целей проекта – сделать портал Академии ДТЭК доступным для всех сотрудников компании, работающих на производственных предприятиях и в корпоративном центре. При слабой ИТ-инфраструктуре E-learning не сможет работать в полной мере. Поэтому в ходе предпроектной подготовки сделана оценка востребованности обучения и тестирования в долгосрочной перспективе. С учетом этого разработаны планы по компьютеризации учебных центров и по созданию сетей на 47 локациях по всей Украине.
Определение алгоритма по ключевым направлениям
Порядок действий для достижения целей проекта зависит от многих факторов: лиц, принимающих решение, сроков реализации, необходимых и имеющихся ресурсов, готовности внешней среды к изменениям, смежных проектов (см. табл. 4).
Разработка электронных учебных курсов
Обучающие курсы в ДТЭК разрабатываются собственными силами, что позволяет обеспечить высокую оперативность их подготовки при требуемом уровне качества и сэкономить средства. Добиться этого помогла созданная внутри компании технология разработки и публикации учебных материалов. Данная технология учитывает как уровень загруженности экспертов (преподавателей) и их компьютерную грамотность, так и установленное в компании стандартное программное обеспечение у пользователей (сотрудников).
Техническую реализацию курсов выполняет всего один специалист. Это связано с высокими требованиями к качеству готового курса и необходимостью соблюдения корпоративных стандартов его визуального оформления. При этом над материалами работает большое количество экспертов. Для того чтобы они могли передать разработчику максимально полный и качественный материал, создан набор шаблонов и детальная инструкция по их заполнению (см. табл. 5).
Финансовый эффект и КПЭ проекта
По нашим оценкам, ежегодно на протяжении 2014–2023 гг. проект разработки электронного курса будет приносить ощутимый финансовый эффект, в среднем:
• сокращение затрат предприятий на обучение – 444,63 тыс. грн;
• сокращение затрат на командировки, связанные с обучением – 472,00 тыс. грн;
• сокращение затрат на закупку лицензий и содержание локальных систем дистанционного обучения – 287,14 тыс. грн;
• уменьшение отрыва от производства по причине обучения – 58 743 рабочих смены.
Чтобы менеджмент компании мог отслеживать промежуточные и итоговые результаты проекта, были разработаны ключевые показатели эффективности (см. табл. 6).
Каждый проект по автоматизации по-своему уникален и содержит характерные особенности, присущие только ему. Мы описали опыт нашей компании. Возможно, он будет интересен при внедрении подобных проектов в крупных организациях, где происходят процессы централизации. Не менее важными могут оказаться и иные вопросы, неосвещенные в данной статье: выбор провайдера, информационная безопасность, внутренний маркетинг или какие-либо другие. Общий вывод от этого не изменится – проект по автоматизации системы обучения можно реализовать с минимальными финансовыми затратами, однако это нельзя сделать без четких целей и видения результата, сотрудников, обладающих нужной квалификацией, и поддержки менеджмента. Идеальный случай – когда есть все эти составляющие и проект является частью какого-либо более масштабного начинания, стратегии или инициативы. Тогда вас точно ждет успех.
Чтобы приобрести этот номер журнала, обратитесь в редакцию
Комментариев нет:
Отправить комментарий